مدیریت ذره‌ بینی: پرتگاه شرکت‌های دانش‌بنیان

مدیریت ذره بینی یا Micromanagement نوعی مدیریت آزاردهنده است که می‌تواند به هر محیط کاری یا فرهنگ سازمانی نفوذ کند. بی شک این رفتار سازمانی شاید بدترین، مخرب‌ترین و دلسردکننده‌ترین روش‌های مدیریت کارکنان باشد. مدیریت ذره بینی می‌تواند به طور جدی بر بهره‌وری، حفظ کارکنان و در نهایت، سلامت روحی آنها آسیب بزند. وظیفه اصلی یک مدیر، ارائه راهنمایی و پشتیبانی است. نقش آنها تسهیل یک محیط کاری سالم است که در آن کارکنان بتوانند با داشتن استقلال واقعی در نقش‌های خود و تقویت اعتماد به نفسشان، به بهترین عملکرد خود دست یابند. متأسفانه مدیران ذره بینی دقیقاً به نتیجه‌ عکس دست می‌یابند.

دپارتمان فنی – مهندسی شرکت ارزش آفرینان صنعت شریف، در این مقاله به موارد زیر می‌پردازد:

• مدیریت ذره بینی چیست؟
• چرا افراد از مدیریت ذره بینی استفاده می‌کنند؟
• هفت نشانه‌ مدیریت ذره بینی
• نحوه‌ مدیریت یک مدیر ذره بینی
• اهمیت فرهنگ محیط کار

مدیریت ذره‌بینی چیست و چرا برای شما و کسب و کارتان مضر است؟

مدیریت ذره‌بینی زمانی اتفاق می‌افتد که مدیران احساس نیاز می‌کنند تا حد وسواس‌گونه‌ای بر جنبه‌های مختلف کار و تصمیم‌گیری کارمندان خود کنترل داشته باشند. این سطح از کنترل، بسیار فراتر از حد لازم برای یک رابطه کاری سالم است. متاسفانه، بسیاری از افراد در طول دوران کاری خود، طعم تلخ مدیریت ذره‌بینی را چشیده‌اند. تحت نظر چنین مدیری قرار گرفتن می‌تواند اعتماد به نفس کارمند را به شدت کاهش دهد، استقلال او را از بین ببرد و خلاقیت وی را به طور جدی تحت تاثیر قرار دهد. تازه در خوش‌بینانه‌ترین حالت ممکن چنین اتفاقاتی می‌افتد. در بدترین حالت، مدیریت ذره‌بینی می‌تواند منجر به خروج کارمندان از شرکت و جستجوی کار در جای دیگر، و حتی منجر به اضطراب، استرس و افسردگی بلندمدت آنها شود.

آیا شما قربانی مدیریت ذره‌بینی هستید؟

اگر با خواندن این متن احساس ناخوشایندی دارید که ناشی از مدیریت ذره‌بینی بر شماست، لطفاً در اسرع وقت به دنبال مشاوره تخصصی شغلی باشید. یکی از بدترین تأثیرات مدیریت ذره‌بینی، کاهش اعتماد به نفس است. درخواست کمک در چنین شرایطی، با وجود سختی، می‌تواند بسیار مفید باشد.

با تیم منابع انسانی خود به صورت محرمانه صحبت کنید و تجربیات خود را با آنها در میان بگذارید. به یاد داشته باشید، همیشه افراد منجی وجود دارند و شما تنها نیستید.

آیا مدیر زیر دست شما یک مدیر ذره‌بینی است؟

اگر افرادی را برای مدیریت تیم‌های بزرگ‌تر خود استخدام می‌کنید، ادامه‌ این مطلب برای شما مفید خواهد بود. مدیران ذره‌بینی، ممکن است در نگاه اول به دلیل پشتکار، تعهد، و توجه به جزئیات، مانند مدیران نمونه به نظر برسند. اما آنها اغلب از این رفتار برای پنهان کردن روش‌های نادرست مدیریتی خود استفاده می‌کنند. روش‌هایی که اگر از آنها آگاه شوید، به احتمال زیاد شما را وحشت‌زده خواهد کرد. با خواندن ادامه‌ مطلب، نشانه‌های اصلی مدیریت ذره‌بینی و کارهایی که می‌توانید به عنوان یک رهبر برای بهبود وضعیت انجام دهید را کشف خواهید کرد.

چرا مدیران از مدیریت ذره‌بینی استفاده می‌کنند؟

طبق بررسی‌های انجام شده توسط مجله‌ کسب و کار هاروارد، دو دلیل اصلی برای روی آوردن مدیران به مدیریت ذره‌بینی وجود دارد:

• برخی مدیران احساس می‌کنند با کنترل و زیر نظر داشتن کار کارمندان، ارتباط بیشتری با آنها برقرار کرده‌اند.
• بعضی از مدیران، با اینکه به دلیل عملکرد خوب در گذشته ارتقا یافته‌اند، اما همچنان احساس راحتی بیشتری با انجام کار قبلی خود دارند. آنها به جای اینکه بر کار کارمندان نظارت کنند، ترجیح می‌دهند خودشان آن کارها را انجام دهند.

مارک مورفی، کارشناس رهبری و نویسنده‌ چندین کتاب پرفروش، بعد دیگری را به این موضوع اضافه می‌کند: ترس. او معتقد است که بسیاری از مدیران ذره‌بینی از این می‌ترسند که اعضای تیم آنها کاری انجام دهند که اعتبار به دست آمده‌ آنها را خدشه‌دار کند. به همین دلیل آنها کنترل بیش از حد به کارکنان اعمال می‌کنند.

مدیر ذره‌بینی که قبلاً در نقشی با عملکرد بالا اما بدون وظیفه‌ نظارت احساس امنیت می‌کرد و کیفیت کارش منجر به ارتقای او شده بود، اکنون از این می‌ترسد که اگر اعضای تیمش نتوانند به انتظارات عمل کنند یا حتی اشتباهات کوچکی داشته باشند، توانایی‌های او به عنوان یک مدیر به خوبی درک نشود.

نقش ترس در مدیریت ذره‌بینی

ترسی که بعضی از مدیریت‌های ذره‌بینی را در برگرفته است، می‌تواند ریشه در عدم اعتماد داشته باشد – عدم اعتماد به کارمندان برای انجام صحیح وظایف یا مطابق با استانداردهای کمال‌گرایانه‌ مدیر ذره‌بینی. این موضوع اغلب می‌تواند منجر به دخالت بیش از حد مدیران شود، زیرا بستری برای اعتماد مدیر به تیمش وجود ندارد. در چنین شرایطی، بهتر است به اصول اولیه بازگردید و سعی کنید اعتماد را در تیم و مدیر آنها (برای جلوگیری از این سطح از کنترل) ایجاد کنید. باید به خودمان یادآوری کنیم که نقش یک مدیر، رهبری تیم، تصمیم‌گیری و مربی‌گری است؛ نه نظارت بر هر قدمی که یک کارمند برمی‌دارد.

به نظر هنری استوارت، نویسنده‌ حوزه کسب و کار و مدیرعامل شرکت Happy، مدیریت ذره‌بینی ناامیدکننده‌ترین تجربه‌ کارمندان است. او پیشنهاد می‌کند که مدیران باید با تعیین وظایف و انتظارات خود از کارکنان، به آنها استقلال عمل برای انجام آن وظایف را بدهند. نظرات استوارت با تحقیقات دانشگاه هاروارد نیز همسو است. گزارش اقتصاد فرهنگ آمریکا نشان می‌دهد که 21 درصد کارمندان، مدیریت ذره‌بینی را دلیلی برای بی اعتمادی می‌دانند.

هفت نشانه‌ مدیریت ذره‌بینی

حالا بیایید هفت نشانه‌ای که به کمک آنها می‌توانید یک مدیر ذره‌بینی را شناسایی کنید، با هم بررسی کنیم. در ادامه، نکاتی را برای نحوه‌ برخورد با چنین مدیری ارائه خواهیم داد.

• گم کردن مسیر به خاطر وسواس نسبت به جزئیات: مدیران ذره‌بینی تمایل دارند در جزئیات ریز پروژه‌ها غرق شوند و توانایی خود را برای دیدن تصویر کلی از دست بدهند. آنها آنقدر روی نکات ریز تمرکز می‌کنند که هدف نهایی پروژه را فراموش می‌کنند.
• نیاز به تأیید برای هر کاری: برای بسیاری از مدیران ذره‌بینی، واگذاری کنترل به اعضای تیم غیرقابل تصور است. آنها اغلب اعتقاد دارند که تنها فردی هستند که می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مؤثر داشته باشند. افراد تحت نظر چنین مدیری، برای هر کاری مجبور به درخواست تأیید می‌شوند و به مرور زمان اعتماد به نفس خود را از دست می‌دهند.
• وسواس به دریافت گزارش‌های مداوم: این وسواس می‌تواند منجر به این شود که کارکنان زمان بیشتری را صرف تهیه‌ گزارش‌های جزئی به جای تمرکز بر وظایف اصلی خود کنند. احساس نیاز مداوم به توجیه کارها، نشان‌دهنده عدم اعتماد مدیر به کارکنان است.
• مشکل در واگذاری وظایف: عدم تمایل مدیران ذره‌بینی به واگذاری وظایف به اعضای تیمشان، پیامدهای منفی متعددی به همراه دارد. اولین پیامد، ایجاد تردید در کارکنان است. معمولا اعضای تیم چنین مدیری، به این باور می‌رسند که توانایی انجام وظایف محوله را به تنهایی ندارند و یا اینکه برای انجام درست کارها به تأیید و نظارت مداوم مدیر نیاز دارند. این موضوع می‌تواند اعتماد به نفس و انگیزه آنها را به شدت تحت تاثیر قرار دهد. دومین مشکل، افزایش بار کاری خود مدیر است. به دلیل عدم واگذاری وظایف، مدیر ذره‌بینی مجبور به انجام حجم زیادی از کارها می‌شود و در نتیجه، زمان کافی برای رسیدگی به وظایف اصلی خود و رهبری تیم نخواهد داشت.
• نیاز وسواس‌گونه‌ی مدیر به اطلاع از تمام جزئیات ارتباطات: این رفتار می‌تواند نشان‌دهنده‌ دو مشکل اساسی باشد: (1) ترس از جا ماندن از جریان امور: مدیرانی که به طور مداوم نیاز به اطلاع از تمام جزئیات ارتباطات دارند، ممکن است از اینکه از روند کاری و تصمیم‌گیری‌ها بی‌اطلاع بمانند، ترس داشته باشند. این ترس می‌تواند ناشی از ناامنی و یا عدم اعتماد به اعضای تیم باشد؛ (2) وسواس فکری نسبت به کنترل: این دسته از مدیران ممکن است تمایل شدیدی به کنترل تمام جنبه‌های کار و روابط داشته باشند. آنها احساس می‌کنند که باید در جریان تمام بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها باشند، حتی اگر این موضوع ضرورتی نداشته باشد. این وسواس فکری می‌تواند ناشی از کمبود اعتماد به نفس و یا ترس از عدم موفقیت باشد.
• پیچیده‌سازی بیش از حد دستورالعمل‌ها: وسواس نسبت به جزئیات، حتی جزئیات کم‌اهمیت، می‌تواند منجر به پیچیده‌سازی بیش از حد پروژه‌های ساده شود. دستورالعمل‌ها آنقدر با جزئیات و پیچیده ارائه می‌شوند که در نهایت غیرقابل درک به نظر می‌رسند. این کار اغلب برای حفظ حس کنترل انجام می‌شود و در نتیجه آن، کارکنان گیج شده و برای تصمیم‌گیری‌های کوچک هم به مدیر ذره‌بینی وابسته می‌شوند. این موضوع همچنین باعث کاهش اعتماد به نفس کارکنان می‌شود که یکی دیگر از پیامدهای مخرب مدیریت ذره‌بینی است.
• باور به عدم توانایی دیگران: مدیران ذره‌بینی اغلب بر این باورند که در جایگاهی بالاتر از افراد بااستعداد کمتر قرار دارند، چرا که تنها آنها هستند که می‌توانند به اندازه کافی مؤثر کار کنند. همانطور که قبلاً هم اشاره کردیم، این دلیل اصلی دخالت آنها در تمام امور است (و اطمینان حاصل می‌کنند که تیمشان قبل از هر اقدامی، تک تک تصمیمات را برای تأیید، نزد آنها بیاورند).

چگونه با یک مدیر ذره‌بین کنار بیاییم؟

بعد از اینکه متوجه شدید مدیرتان یک مدیر ذره‌بینی است، باید هر چه زودتر اقداماتی را برای برخورد با او انجام دهید تا از آسیب‌هایی که به روحیه، بازده و اعتماد به نفس کارکنان – و در نهایت کل شرکت – وارد می‌کند، جلوگیری کنید.

1. به دنبال دلیل باشید

همیشه سعی کنید دلایل احتمالی مدیریت ذره‌بینی را درک کنید. همانطور که قبلا ذکر شد، شاید او به خاطر تازگی در نقش رهبری احساس ناراحتی می‌کند، یا اینکه نسبت به عملکرد تیمش و تاثیر آن روی خودش، دچار ناامنی و اضطراب است. تلاش برای دیدن موضوع از زاویه دید او می‌تواند مفید باشد.

2. یک گفتگوی صادقانه داشته باشید

صحبت کردن با صداقت (و اما حرفه‌ای) در مورد احساس‌تان، همیشه شروع خوبی است. با ملایمت شروع کنید و روی کلمات یا رفتارهایی که باعث دلسردی یا عدم اعتماد به شما می‌شود، تأکید کنید. شروع کردن با جمله «من احساس می‌کنم که تحت مدیریت ذره‌بینی هستم» احتمالا باعث واکنش تدافعی و بیهوده می‌شود، پس با احتیاط رفتار کنید.

3. پیش قدم شوید

برای مثال، اگر می‌دانید که مدیرتان دائما درخواست گزارش کار می‌کند، سعی کنید قبل از اینکه او بخواهد، در مورد مسائل مهم او را به‌روز نگه دارید. این کار به ایجاد اعتماد کمک می‌کند و نشان می‌دهد که شما یک کارمند قابل اعتماد هستید و از پس انجام وظایف خود برمی‌آیید. البته پیدا کردن تعادل مهم است و هیچکس وقت ندارد که مدیر خود را در مورد تک تک کارهایی که انجام می‌دهد، به‌روز نگه دارد. پس چرا سعی نکنید با هم روی یک برنامه ارتباطی توافق کنید که برای هر دوی شما خوشایند باشد؟

4. بالا بردن سطح موضوع

اگر این اقدامات باعث تغییر رویکرد مدیر نشد، احتمالا زمان آن رسیده است که با بخش منابع انسانی در مورد احساس خود و تأثیر آن بر سلامت و کارتان صحبت کنید.

مدیران ذره‌بینی می‌توانند مدیریت سختی داشته باشند و حتی اگر به طرز عجیبی به دنبال تحت تاثیر قرار دادن مدیران ارشد باشند، از آنچه دخالت می‌دانند، ناراحت شوند. مدیریت مدیران ذره‌بینی نیاز به زیرکی و تفکر دقیق دارد. کاملا ممکن است که راهنمایی فرد دیگری در سازمان به تغییر رویکرد مدیر ذره‌بینی و قرار گرفتن او در مسیر جدیدی کمک کند، مسیری که در آن به جای تبدیل شدن به یک فرد کنترل‌گر و مخرب، به یک رهبر مثبت تبدیل شود. اولویت دادن به سلامت کارکنان، به خصوص در شرایطی که مدیران ذره‌بینی در آن حضور دارند، اهمیت زیادی دارد.